Temporary,
Full-time
· Hamburg
Mitarbeiter*in Finanzen & Personal, Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Darum geht's:
Standort: Hamburg
Eintritt: ab sofort Arbeitszeit:
Teil- oder Vollzeit (mind. 30 Stunden/Woche)
Befristung: zunächst 2 Jahr - mit Option auf Verlängerung
Eintritt: ab sofort Arbeitszeit:
Teil- oder Vollzeit (mind. 30 Stunden/Woche)
Befristung: zunächst 2 Jahr - mit Option auf Verlängerung
Die Life Hamburg gGmbH ist eine gemeinnützige Organisation, die sich mit Leidenschaft für soziale Innovation, gesellschaftliche Teilhabe und Chancengerechtigkeit einsetzt. Unser Team arbeitet interdisziplinär, engagiert und mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung. Zur Unterstützung unserer Finanz- und Personalprozesse suchen wir ab sofort Verstärkung. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Perspektiven und Hintergründen.
Deine Aufgaben
Finanzen & Buchhaltung
- Mitarbeit an Budget- und Liquiditätsplanung, Unterstützung im Controlling
- Erstellung von Rechnungen und Führung des Rechnungsbuchs
- Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Mahnwesen
- Einführung und kontinuierliche Betreuung des Tools „Spendesk“ zur digitalen Verwaltung von Ausgaben, Budgets und Kreditkartenprozessen
- Vorbereitende Buchhaltung und Zusammenarbeit mit unserem Buchhaltungsdienstleister, Reisekostenabrechnungen, Kreditkartenabrechnungen etc.
- Kommunikation mit Lohnbuchhaltung, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Vorbereitung von Jahresabschlüssen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen
- Vertragsmanagement von Personal, Dienstleistungen und Mieten
Personalassistenz & HR-Organisation
- Pflege des HR-Tools (z. B. Personio): Anlage neuer Mitarbeiter*innen, Pflege von Urlaubs- und Krankheitstagen
- Organisation und Pflege der Personalakten (digital & physisch)
- Koordination und Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit externem Dienstleister
- Kommunikation mit Behörden, Krankenkassen (z. B. A1-Bescheinigungen, Krankmeldungen)
- Unterstützung im Recruiting: Sichtung von Bewerbungen, Kommunikation mit Bewerber*innen
- Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Onboarding-Materialien
- Mitgestaltung und Pflege einer wertschätzenden, offenen und inklusiven Teamkultur
Assistenz der Geschäftsführung
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Koordination von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Protokollen
- Recherchen, Dokumentationen und Ablage wichtiger Unterlagen
- Unterstützung bei interner Kommunikation und Sonderprojekten
Das bringst du mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Finanzen, Personal oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in Buchhaltung und/oder Personalassistenz
- Sicherer Umgang mit Buchhaltungssoftware, MS Office, idealerweise Personio und Spendesk
- Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
- Teamfähigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
- Interesse an der Arbeit in einer gemeinnützigen Organisation
Das bieten wir
- Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem motivierten, diversen Team
- Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Workation-Möglichkeiten
- Fort- und Weiterbildungen nach individuellem Entwicklungsbedarf
- Eine wertschätzende Arbeitskultur mit kurzen Entscheidungswege
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Über uns
Mit LIFE HAMBURG entwickeln wir einen zukunftsorientierten und nachhaltigen Campus für lebenslanges Lernen, generationsübergreifendes Miteinander und ganzheitliches Wohlbefinden in Hamburg-Bramfeld. Einen Ort zum Entdecken unserer Möglichkeiten. Das Projekt wurde durch die Holistic Foundation von Janina Lin und Benjamin Otto initiiert.
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