1. Responsible person and contact of protection officer

Datenschutzerklärung für Online-Bewerbungen

For the English version of the Privacy Policy for online applications, please scroll down.

Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und weiterer vertraulicher Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung hat für uns höchste Priorität. Daher möchten wir Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens informieren.

1. Verantwortlicher und Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Anliegen zum Datenschutz in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten und weitere vertrauliche Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung können Sie jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten z.B. per E-Mail an support@nilohealth.com oder an unsere Postadresse (mit dem Zusatz „z.Hd. Datenschutzbeauftragter) richten.

2. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren, Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Sie können sich online für eine Tätigkeit bei uns bewerben, indem Sie das auf der Seite zur Verfügung gestellte Bewerbungsformular ausfüllen und an uns absenden. Pflichtfelder sind als solche im Formular gekennzeichnet, sämtliche weitere Angaben sind optional und keine Voraussetzung für die Bewerbung. Soweit Sie freiwillig diese optionalen Angaben ausfüllen, verarbeiten wir diese selbstverständlich ebenfalls ausschließlich im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung.

Ihre Daten im Formular werden durch Klick auf "Apply here" (Bewirb dich hier) einschließlich der dabei hochgeladenen Dokumente, Fotos oder sonstigen Dateien an uns übermittelt.

Wir verarbeiten dabei diejenigen Informationen, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen benötigen, um Ihre Bewerbung zu prüfen und mit Ihnen diesbezüglich in Kontakt treten zu können, z.B. ihr Name, ihre Email-Adresse, ihre Telefonnummer, ihr Lebenslauf, Ihren Gehaltswunsch, Ihr frühestmögliches Startdatum, sowie Ihre Bereitschaft nach Berlin/München zu ziehen. Optionale Angaben wie der Link zu ihrem Linkedin-Profil, zu ihren Pronouns, zu ihrem Status des Arbeitsvisums, zu Informationen, wie sie auf uns aufmerksam geworden sind, zu ihrem Portfolio als PDF, zu einem Link auf ihre Website sowie ihr Motivationsschreiben, verarbeiten wir nur, soweit Sie diese freiwillig angeben. Im Übrigen verarbeiten wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens die mit Ihnen geführte Korrespondenz und sonstigen Schriftverkehr.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsprozesses verarbeitet. Ihre Angaben werden streng vertraulich behandelt und während der elektronischen Übermittlung verschlüsselt. Rechtsgrundlage für die vorbeschriebene Verarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist § 26 Bundesdatenschutzgesetz (Verarbeitung im Rahmen der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses), soweit es sich um die oben aufgeführten Pflichtangaben handelt. Von Ihnen optional gemachte Angaben verarbeiten wir hingegen auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO, die Sie über die betreffende Checkbox im Rahmen der Online-Bewerbung abgeben.

Wir benötigen für den Bewerbungsprozess in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DS-GVO wie z.B. Gesundheitsdaten. Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind (z.B. im Falle einer Schwerbehinderung, damit wir unsere gesetzlichen arbeits- und sozialrechtlichen Pflichten erfüllen können), verarbeiten wir sie zusammen mit den anderen von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in diesem Fall Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.

3. Dauer der Speicherung, Löschung

Soweit Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die zur Verfügung gestellten Unterlagen und mitgeteilten Informationen Bestandteil Ihrer Personalakte und zur Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert und verarbeitet.

Soweit Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht berücksichtigt werden, werden Ihre Daten und Bewerbungsunterlagen innerhalb von 90 Tagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, soweit Sie uns nicht im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, Ihre Daten und Bewerbungsunterlagen z.B. für eine Berücksichtigung Ihrer Person für eine andere bzw. zukünftige Stelle weiterhin zu speichern (siehe Ziffer 4 unten).

4. Freiwillige Zustimmung zur verlängerten Datenspeicherung

Wenn Sie nach Eingabe Ihrer Daten in der Eingabemaske ausdrücklich darin eingewilligt haben („Zustimmung zur verlängerten Datenspeicherung“), verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen und Kontaktdaten auch nach Ende des Bewerbungsverfahrens, um Sie ggf. bei einer späteren oder anderen Vakanz/Stelle erneut z.B. per E-Mail oder telefonisch kontaktieren zu dürfen. Rechtsgrundlage für die vorbeschriebene Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 a. DSGVO (Verarbeitung auf Basis der Einwilligung des Betroffenen). Ihre Einwilligung können Sie selbstverständlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit Sie Ihre Einwilligung zur verlängerten Datenspeicherung erteilt haben, speichern wir Ihre Daten so lange, wie Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen haben, längstens aber für einen Zeitraum von zwei Jahren.

5. Empfänger von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur dann an Dritte weitergegeben bzw. übermittelt, soweit dies zur Vertragserfüllung mit Ihnen erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse unsererseits besteht, Sie Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben und/oder soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmung oder durch behördliche oder gerichtliche Anordnungen hierzu verpflichtet sind.

Für die Durchführung des Bewerbungsprozesses setzen wir ein Application Tracking System des Anbieters Teamtailor AB, Östgötagatan 16 116 21 Stockholm, Schweden ein, der uns mit einer Software-as-a-Service Lösung dabei unterstützt, unsere Bewerbungsprozess auf digitalem Wege effizient und sicher durchzuführen. Wir haben dabei mit diesem Dienstleister eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung abgeschlossen, die sicherstellt, dass der Dienstleister die Daten nicht für eigene Zwecke, sondern nur im Rahmen unserer Weisungen und in unserem Auftrag verarbeiten. Rechtsgrundlage für den Einsatz der Dienstleister ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Verarbeitung ist erforderlich zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen) in Verbindung mit Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).

6. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Sie sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, personenbezogene Daten von sich bereitzustellen. Wenn Sie sich für unser Unternehmen als Mitarbeiter bewerben möchten, müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlich sind. Dabei handelt es sich um die im Bewerbungsformular als Pflichtdaten gekennzeichneten Daten. Wenn Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, ist es uns nicht möglich, das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

7. Nicht-Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschl. Profiling)

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie im Rahmen der Bewerbung als Mitarbeiter für unser Unternehmen nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung einschließlich Profiling unterworfen werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

8. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),

- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),

- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO; “Recht auf Vergessenwerden”),

- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),

- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.

Soweit Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Für die Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei sonstigen datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie uns jederzeit über die in Ziffer 1 oben genannten Kontaktwege kontaktieren.

Privacy Policy for online application

Thank you for your interest in working for our company. The protection of your personal data and other confidential information in connection with your application has a high priority for us. Therefore, we would like to inform you in the following about the processing of your personal data in the context of our application process.

You can address data protection concerns regarding your personal data and other confidential information in connection with your application to our data protection officer at any time, e.g. via e-mail to support@nilohealth.com or to our postal address (with the addition "Attn: Data Protection Officer).

2. Scope of data processing in the application procedure, purpose of the processing and legal basis

You can apply online for a job in our company by filling out the application form provided on the website and sending it to us. Mandatory fields are marked as such in the form, all other information is optional and not a prerequisite for the application. If you voluntarily fill in this optional information, we will of course process it exclusively in connection with your application.

Your data in the form (including the documents, photos or other files uploaded in the process) is transmitted to us by clicking on "Apply here".

We process information that we require from you as part of the application process in order to review your application and to be able to contact you in this regard, e.g. your name, your email address, your telephone number, your CV, your salary expectations, your earliest possible start date and your willingness to move to Berlin/Munich. Optional information such as the link to your Linkedin profile, your preferred pronouns, your work visa status, information on how you heard about us, your portfolio as a PDF, a link to your website as well as your letter of motivation are only processed by us if you provide them voluntarily. In addition, we process correspondence with you as part of the application process.

Your personal data will only be processed for the purpose of carrying out the application process. Your information will be treated as strictly confidential and will be encrypted during electronic transmission. The legal basis for the aforementioned processing as part of the application process is Section 26 of the Federal Data Protection Act in Germany (BDSG) (processing as part of the decision on an employment relationship), insofar as it concerns the mandatory information listed above. In contrast, we process optional information provided by you on the basis of your express consent pursuant to Art. 6 (1) sentence 1 lit. a GDPR, which you provide via the relevant checkbox as part of the online application.

Generally, we do not require any special categories of personal data within the meaning of Art. 9 GDPR (such as health data) for the application process. If such information is exceptionally relevant to the application process (e.g. in the case of a severe disability so that we can fulfil our legal obligations under labour and social law), we process this information together with the other data you provide. In this case, the legal basis for data processing is Art. 9 para. 2 lit. b GDPR in conjunction with. § 26 para. 3 BDSG.

3 Duration of storage, deletion

If your application is successful, the documents and information provided will become part of your personnel file and will be stored and processed for the implementation and termination of the employment relationship.

If you are not considered in the application process, your data and application documents will be deleted within 90 days after the end of the application process, unless you have given us your express consent in the application process to continue to store your data and application documents, e.g. for the purpose of considering you for another or future position (see point 4 below).

4. Voluntary consent to extended data storage

If you have expressly given your consent after entering your data in the input mask ("Consent to extended data storage"), we will process your application documents and contact data also after the end of the application process in order to be able to contact you again, e.g. by e-mail or telephone, in the event of a subsequent or other job potentially suitable for you. The legal basis for the processing described above is Art. 6 para. 1 sentence 1 a. GDPR (processing based on the consent of the data subject). You can, of course, revoke your consent at any time with effect for the future. If you have given your consent to extended data storage, we will store your data for as long as you have not revoked your consent, but in any case not longer than a period of two years.

5. Recipients of data

We will only pass on or transfer your personal data to third parties if this is necessary to fulfil contractual obligations with you, if there is a legitimate interest on our part, if you have given your consent and/or if we are obliged to do so by law or by official or court order.

To carry out the application process, we use an application tracking system from the third party provider Teamtailor AB, Östgötagatan 16 116 21 Stockholm, Sweden, which supports us with a software-as-a-service solution to carry out our application process efficiently and securely by digital means. We have concluded a data processing agreement with this service provider, which ensures that the service provider does not process your data for his own purposes, but only within the scope of our instructions and on our behalf. The legal basis for the use of the service provider is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) GDPR (processing is necessary to protect the legitimate interests of the controller) in conjunction with Art. 28 GDPR (commissioned processing).

6. Obligation to provide personal data

You are not legally obliged to provide personal data about yourself. If you wish to apply for our company as an employee, you must provide the personal data that is necessary for the application process. This is the data marked as mandatory in the application form. If you do not provide us with this data, it will not be possible for us to carry out the application process.

7. Non-existence of automated decision-making (including profiling)

Please note that in the context of our application process, you will not be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which has legal effects or similar effects for you.

8. Your rights

You have the following rights vis-à-vis us with regard to the personal data concerning you:

You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority, in particular in the member state of your place of residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider that the processing of personal data related you is carried out unlawfully.

Where you have given us consent to process your data, you can withdraw this consent at any time with effect for the future. The lawfulness of the processing of your data until the revocation remains unaffected.

To assert your rights or for other data protection concerns, you can contact us at any time via the contact channels mentioned in point 1 above.